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Effektive Kostenreduzierung im Büroalltag

Effektive Kostenreduzierung im Büroalltag

Die Reduzierung der allgemeinen Betriebskosten stellt für jeden ehrgeizigen Unternehmer ein wichtiges Ziel dar, das häufig sogar im direkten Zusammenhang mit dem Erhalt der eigenen Wettbewerbsfähigkeit steht.

Wer die einzelnen Kostenpunkte dabei genau unter die Lupe nimmt wird schnell feststellen, dass sich an vielen Stellen leicht Geld einsparen lässt, ohne die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter dabei zu beeinträchtigen. Insbesondere der Büroalltag entpuppt sich bei einer Überprüfung häufig als unnötiger Kostenfaktor.Warum ist die Reduzierung von Kosten für Unternehmer und Startups so wichtig?

Das Prinzip hinter einer Kostenreduzierung im Betrieb ist relativ schnell erklärt, denn wo weniger Geld ausgegeben wird, kann im Umkehrschluss auch mehr gespart werden, was wohl im Sinne eines jeden Unternehmers sein dürfte. In der Praxis erweist sich diese einfache These allerdings als sehr komplex, da sich unnötige Kosten nicht immer eindeutig zu erkennen geben. Ein klassisches Beispiel ist hier der Alltag im Büro, der bei den meisten Unternehmen voll von kleinen sowie häufig versteckten Kostenfaktoren ist, die sich im Zuge der Bilanzierung zu einem signifikanten Posten aufsummieren können. Die wichtigsten Faktoren hängen hierbei mit dem Verbrauch von Materialien wie Papier und Druckertinte oder Energie wie Strom und Wärme zusammen. Wer hier genau analysiert, wird schnell einige Einsparmöglichkeiten ausmachen können.

Kostenreduzierung im Büro: Energie sparen am Arbeitsplatz

Eine sehr einfache Methode, um Kosten im laufenden Betrieb einzusparen, ist die Einhaltung von bestimmten Verhaltensweisen zur Energieeinsparung. So sollten Geräte wie Computer, Monitore und Drucker immer nur dann angeschaltet bleiben, wenn auch wirklich aktiv an ihnen gearbeitet wird. Häufig werden beispielsweise Bildschirme aus reiner Bequemlichkeit während der Pause oder sogar nach Feierabend angelassen, was unnötig Energie verbraucht und über das Jahr gerechnet signifikante Kosten produziert. Weiterhin sollte auch die Beleuchtung im Inneren eines Büros immer dem einfallenden Tageslicht angepasst und Jalousien entsprechend geöffnet werden. Neben den Stromkosten, lassen sich durch einfache Maßnahmen auch Heizkosten einsparen, wie beispielsweise, wenn Türen zu kälteren Räumen dauerhaft geschlossen bleiben. Auch das Zustellen oder Verdecken von Heizkörpern kann schnell unnötig erhöhte Heizkosten zur Folge haben.

Wie lässt sich der Verbrauch von Materialien eindämmen?

Ähnlich wie die Energiekosten stellen auch die alltäglich verbrauchten Materialien einen Kostenpunkt dar, der sich in der Regel ohne großen Aufwand reduzieren lässt. So sollte grundsätzlich überlegt werden ob alle Schreiben im Büroalltag, wie Rundnachrichten an Mitarbeiter und Ankündigungen, wirklich in Papierform ausgehändigt werden müssen oder nicht auch eine elektronische Rundmail denselben Zweck erfüllen kann. Ein paar einfache Tipps wie in dieser Checkliste können dabei helfen, den Papierverbrauch deutlich zu senken. Wer seinen Mitarbeiter für Getränke zudem Einwegbecher zur Verfügung stellt sollte die Überlegung anstellen, ob nicht die Anschaffung eines Küchenschrankes, in dem das Personal seine eigenen Tassen aufbewahren kann, auf lange Sicht eine sinnvollere Alternative darstellen würde. Auf diese Weise fallen nicht nur die Anschaffungskosten für neue Becher weg, es wird auch die Menge des anfallenden Mülls erheblich reduziert.

Wie lässt sich mit der allgemeinen Büroausstattung Geld sparen?

Eine effektive Maßnahme, um wirksam die Anschaffungskosten für Einrichtungsgegenstände zu verringern, ist der Kauf von funktionalen Büromöbeln. So ist es zum Beispiel möglich mit einem einzigen intelligenten Möbelstück gleich mehrere konventionelle Einrichtungsobjekte zu ersetzen. Möbel dieser Art zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie extrem wandelbar sind und mehrere Funktionen in einem einzigen Produkt vereinen. Realisiert wird das zum Beispiel durch eine portable Grundkonstruktion mit klappbaren Teilelementen, sodass sich das Möbelstück auf Wunsch erweitern lässt. Auf diese Weise kann wertvoller Platz im Büro eingespart werden, da statt mehreren Möbeln nur ein Produkt benötigt wird, was sich auch auf die Bilanz positiv auswirkt.

Das Fazit

Ob Verbrauchsmaterialien, Energiekosten oder Anschaffungspreise für Möbel: Im Büro können sich kleine, alltägliche Dinge schnell als unnötiger Kostenfaktor entpuppen. Wer Kosten reduzieren will, sollte dabei allerdings immer das Wohl der Mitarbeiter im Hinterkopf behalten, damit das Betriebsklima nicht durch die Sparmaßnahmen gestört wird.

Bildquelle: © racorn, depositphotos.com

Gastbeitrag verfasst von Fritz Meier: 

Fritz Meier (52) ist als Marketing- und Vertriebs-Mitarbeiter bei der Trensco GmbH in Uelzen tätig und betreut dort u.a. das dortige Projekt www.hd-toner.de. Das Unternehmen hat sich auf den Vertrieb von professionellem Bürobedarf wie Technik und Druckerzubehör spezialisiert.

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